Bestimmte Firmenbuchdokumente sind je nach zugrunde liegendem Antragsgegenstand beglaubigt zu unterfertigen. Dies kann etwa Firmenbuchanträge, Musterfirmazeichnungen, Gesellschafterbeschlüsse, die im Umlaufweg gefasst werden, oder Vollmachten betreffen.

Sofern eine solche Beglaubigung der Unterschrift erforderlich ist, kann diese entweder durch das Gericht (Beglaubigungsstelle bei den Bezirksgerichten) oder durch einen Notar erfolgen. Unter den bei SimpLEX Doks verfügbaren Infoblättern bzw. Übersichten zu den einzelnen Antragsgegenständen finden Sie Informationen zu den für den jeweiligen Antragsgegenstand erforderlichen Dokumenten und den jeweiligen Formvorschriften (dh insbesondere ob eine Beglaubigung oder andere Form erforderlich ist). Sofern dort ein Beglaubigungserfordernis angeführt ist, kann diese Beglaubigung entweder bei Gericht oder bei einem Notar erfolgen.

Sollte die Beglaubigungsklausel am Firmenbuchdokument nicht in deutscher Sprache abgefasst sein (Beglaubigung durch einen ausländischen Notar), so ist hinsichtlich dieser Beglaubigungsklausel die Übersetzung eines inländischen gerichtlich beeideten Dolmetschers für die deutsche Sprache anzubringen.

Sollte das Firmenbuchdokument im Ausland ausgestellt worden sein, kann eine Zwischen- bzw. Überbeglaubigung (Apostille) erforderlich sein. Ob eine solche im Ausland ausgestellte Urkunde einer Zwischen- oder Überbeglaubigung bedarf, hängt davon ab, ob der betreffende Staat dem Haager Beglaubigungsübereinkommen beigetreten ist bzw. ob es zwischen diesem Staat und Österreich ein bilaterales Abkommen gibt. Bei in Deutschland ausgestellten Urkunden ist etwa die Beglaubigung durch einen deutschen Notar ausreichend.

Im Übrigen ist im Ausland auch die Beglaubigung der Unterschrift durch die österreichische Vertretungsbehörde (Botschaft, Konsulat) möglich.